ご依頼の経緯
ご相談いただいたK様の会社では、これまで毎年の経営事項審査を社内で対応されていました。経審の時期が近づくと、担当者を中心に必要書類の確認や準備に追われ、本来注力すべき現場管理や営業活動に十分な時間を割けなくなる状況が続いていたそうです。「毎年この時期が来るのが憂うつだった」というお話が印象的でした。
これまでは総務経理を担当する従業員の方が中心となって経審対応を行っていましたが、経審の仕組みや提出書類の意味まで深く理解するのは難しく、どうしても「期限までに何とか間に合わせる」対応になってしまっていたとのことです。その結果、申請準備が後手に回り、過去には期限ギリギリ、場合によっては期限を過ぎてしまったこともあったと伺いました。
さらに、頼りにしていた担当者が退職してしまったことで、経営陣自らが経審対応を行わざるを得ない状況に。日常業務や経営判断と並行して経審を進めることに強い負担を感じ、「このままでは、いずれ経審が切れてしまい、公共工事に参入できなくなるのではないか」という不安を抱かれるようになったそうです。
そうした中、同業者から「建設業に詳しい行政書士に任せた方が良い」という話を聞き、専門性を重視して当事務所へご相談いただきました。
担当者からのメッセージ
経営事項審査は、単に毎年決まった書類を集めて提出すれば良い手続きではありません。公共工事に継続して参入していくためには、「いつまでに」「何を」「どのような目的で」準備するのかを正しく理解したうえで、計画的に対応することが重要になります。ですが現場では、経審が年に一度しか行わない手続きであるがゆえに、担当者が十分に経験を積めず、結果として直前になって慌てて対応するケースが少なくありません。
K様の会社でも、これまでは経審を「期限までに終わらせる業務」として捉えており、申請書類の意味や、経審が経営や受注にどのように影響するのかまで踏み込んで理解する機会がありませんでした。そのため、担当者個人の負担が大きくなり、経審の時期が近づくたびに社内が慌ただしくなる状況が常態化していました。
そこで当事務所では、まず経営陣の皆さまとお話しする時間を確保し、経審の仕組みや評価項目が会社の実態とどのように結びついているのかを、具体例を交えながらお伝えしました。点数だけに目を向けるのではなく、「なぜこの資料が必要なのか」「この数字がどの評価につながるのか」を共有することで、経審を特別な作業ではなく、日常の経営活動の延長として捉えていただくことを重視しました。
また、K様の会社が今後どのような公共工事に参入していきたいのか、元請としてどのような立場を築いていきたいのかといった中長期的な視点も確認し、その方向性に沿った形で経審対応の進め方を整理しました。こうしたベクトルのすり合わせを行うことで、経審が「毎年の義務」ではなく、「会社の方針を実現するための一つの判断材料」として社内に浸透していきます。
さらに、期限直前に負担が集中しないよう、必要書類の洗い出しや社内での役割分担を明確にし、早めに準備を進められる体制づくりを行いました。工事部や営業部にも協力を仰ぎ、経審が一部の担当者だけの業務にならないよう意識づけを行った点も、今回の重要なポイントです。
経審は、担当者が変わるたびにノウハウが失われやすい手続きです。そのため、建設業に特化した行政書士が関与し、会社全体で共通認識を持ちながら継続的に対応していくことで、経営陣や従業員様の負担を抑えながら、安定した公共工事受注につなげていくことが可能になります。
お客様の声
今回、もし行政書士に依頼していなければ、経営事項審査の期限が切れてしまっていたと思います。経審が切れてしまえば、公共工事に参入できなくなりますので、そう考えると本当に早めに相談して良かったと感じています。同業者から建設業専門の行政書士を紹介してもらえたことも、大きな安心材料でした。
私たちは日々、現場管理や営業活動など、通常業務だけでも手一杯です。経審は重要な手続きだと分かっていても、そこだけに多くの時間や労力を割くことは現実的ではありません。これまでは「何となく自社でできるだろう」と考え、経審以外の手続きも含めて社内で対応してきましたが、今回の件をきっかけに、その考え方が大きく変わりました。
専門家に任せることで、精神的な負担が大きく減り、社内の従業員も本来の業務に専念できるようになりました。中途半端に社内で抱え込むよりも、専門分野は専門家に任せた方が、結果的に効率的で安心です。経審対応に不安を感じている同業者がいれば、建設業に詳しい行政書士へ早めに相談することを勧めたいと思います。
